İnşaatın yapımı sırasında Kontrol Teşkilatı tarafından düzenlenmesi gereken dokümanlar şunlardır :
Röleve Defteri :
İş yerinde yapılan tespitlerin ve alınan ölçülerin işlendiği defterdir. Bu deftere;
(a) Kesin projesi olmayan, ancak sözleşme ve eki şartnameler gereğince tiplere ve tanımlara göre yapılması zorunlu bulunan ameliyat, imalat, tesisat ve inşaata ait şekil, kroki ve her türlü ölçmeler,
(b) Her türlü yapının temel üst kotu altında kalan kısımları bunlarla ilgili doğal zemin, temel tabanı, yeraltı ve yer üstü su kotları, su debileri, zeminin klası, şev ve durumları, röpriz ve iksalara ait şekil, kroki, kot ve her türlü ölçmeler,
(c) Her türlü kazı, ariyet ve depo yerlerine ait kroki, uzaklık, kot ve ölçülen boyutları,
(ç) Her türlü malzemenin figüre ve istiflerine ait kroki ve ölçmeler,
(d) Şartnamelerine göre tartılarak, ölçülerek veya sayılarak saptanacak miktarlar (miktarlara ait tutanaklar ayrıca düzenlenir),
(e) İşyerinde bulunup da şartnamelerine göre kaldırılması veya bedeli ölçülere göre ödenmesi gereken her türlü yapı, geçici köprü, tesis, yol ve kanallar ile ağaç kesimi gibi ileride saptanması ve ölçülmesi olanaksız her türlü ameliyat, imalat, tesisat ve inşaata ait ölçü, kroki ve şekiller kaydedilir.
Kayıtlar; iş başından, kroki ve kesitleri çizilerek ölçü, boyut ve kotları ve bunlarla ilgili nivelman okumaları kontrol örgütü ile müteahhit veya temsilcisi tarafından birlikte tutulur ve imzalanır.
Yıkım ve onarım işlerinde, yıkımdan önce rölevenin çıkarılması ve deftere işlenmesi gerekir. Röleve günü gününe tutulmalıdır. Aksi halde sağlıklı sonuç almak mümkün değildir.
Kontrol mühendisi, şantiye şefi ve müteahhit ile birlikte tutulan günlük defterdir. Sayfaları numaralı ve mühürlü olur. Bu deftere;
(a) Şantiyeye gelen günlük malzeme miktarı,
(b) Günlük hava durumu,
(c) İşin ilerleyişi ve gelişmesi,
(ç) İşte çıkan engeller,
(d) Fiyat farkına tabi malzemelerden şantiyeye gelenlerin çeşit ve miktarları (fatura tarih ve numarası ile),
(e) Şantiyede bulunması gereken müteahhit, teknik elemanlarının o gün iş başında bulunup bulunmadıkları,
(f) Müteahhit ile yapılan önemli görüşme ve sonuçları,
(g) Çalışan işçi, makina ve teçhizat çeşidi ve miktarları,
(ğ) Yöneticilerden şantiyeye gelenlerin isimleri, konuşulan konu ve kararları, müteahhide verilen talimatlar ve belgelendirilmesi gereken günlük diğer olaylar kaydedilir.
Ataşman Defteri
İnşaatta yapılan işlerin tüm ayrıntılarına kadar (cinsi, miktarı, nevi v.b.) günlük olarak kaydedildiği defterdir. Bu defterler kontrol amirince her sayfası numaralandırılıp mühürlenir ve kaç sayfadan ibaret olduğu, işin adı ve müteahhidi de yazılarak imzalanır ve kontrol mühendisine verilir. Bu deftere;
Ataşman Defteri
İnşaatta yapılan işlerin tüm ayrıntılarına kadar (cinsi, miktarı, nevi v.b.) günlük olarak kaydedildiği defterdir. Bu defterler kontrol amirince her sayfası numaralandırılıp mühürlenir ve kaç sayfadan ibaret olduğu, işin adı ve müteahhidi de yazılarak imzalanır ve kontrol mühendisine verilir. Bu deftere;
(a) Röleve defterine kaydedilen ancak, plan ve projelerinde ölçülerinin kontrolü mümkün olmayan işler,
(b) Sözleşme eki şartnameye göre zamanında tutulması gereken tartı, yerinde ölçü, tespit ve benzeri diğer tutanaklar günlük olarak kaydedilir.
Ataşman defterinin kroki bölümüne, plan, kroki, kesit, röleve kot ve boyutları, zeminin cinsi, oluşum ve tabakalarının durumu ve diğer bilgiler rölevenin yapıldığı tarih belirtilerek yazılır.
Ataşman defterinin metraj bölümüne; yapılan imalatın adı, birim fiyat numarası ve birimi belirtilmek suretiyle, bu imalatların kroki bölümündeki ölçülerine göre miktarları hesaplanarak yazılır.
Ataşman defterinin tutulmasında dikkat edilecek hususlar;
(I) Yazı ve şekiller mürekkep veya sabit kalem kullanılarak tutulmalı ve çizilmeli, yazı, rakam, resim, kroki ve kesitler itinalı, açık, seçik ve noksansız olmalı, kazıntı ve silinti yapılmamalı, hata olduğu takdirde alttaki rakam okunacak şekilde üzeri çizilmeli, doğrusu yazılarak müteahhitle birlikte paraf edilmeli,
(II) Röper ve mihver kazıkları, iş sonuna kadar değişmeyecek noktalara bağlanmalı, krokisi, gerçek ve itibari kotları kaydedilmeli,
(III) Plankote, temel tabanı, su yüzeyi, kazı tesviye kotları vb. kotlar röper kotuna bağlı olarak kaydedilmeli,
(IV) Ölçüler, bilgiler, şekiller ve krokiler tek rakamlı sayfaya, ölçekli ve teknik resim kurallarına uygun olarak yazılmalı, yaprak kopartılmamalı, sayfanın iptalinde köşegenler doğrultusunda çizilerek taraflarca paraf edilmeli,
(V) Kayıtlar günü gününe tutulmalı, bitirilen iş, en çok röleve tarihinden itibaren 10 gün içinde ataşmana kaydedilmeli ve imalatın bitiş tarihi belirtilmeli,
(VI) Ataşman defterini kontrol örgütü muhafaza etmeli ve ataşman projeleri yetkililerce onaylanmalıdır.
Tutanaklar :
Yukarıda belirtilen defterlerden ayrı olarak bazı tutanakların düzenlenmesi gerekmektedir.
Tutanaklar, sözleşme eki şartnameler gereğince, müteahhit ile birlikte sayılmak, tartılmak, ölçülmek veya durumu saptamak kaydıyla bedeli ödenecek imalat veya ameliyatın miktarı ile yapıldığı veya kullanılacağı yerleri, nitelik ve niceliğini açık şekilde belirten belgelerdir.
Tutanaklara, işin adı, kaç örnek olduğu, tarihi ve numarası yazılır. Tutanaklar kontrol mühendisinin başkanlığında en az iki kişilik bir kurulca düzenlenir ve müteahhitle birlikte imzalanır.
Ölçü, tartı ve bir durumu saptayan tutanaklar da, saptanan şeyin doğru olup olmadığı, başka yöntemle de belirlenmeli ve hazine lehine olan sonuç kabul edilmelidir.
Tutanaklar delil mahiyetinde olduğundan günü gününe tutulmalı ve imzalanmalıdır. Tutanakların bir örneği kontrol mühendisliği dosyasında saklanır, diğer örnekleri ise onanmak üzere kontrol amirliğine teslim edilir.
