Insaat Proje Yonetimi Temel Ilkeleri-3

Proje Yönetiminin fonksiyonları ve aşamalara göre kapsamında genel yapısı ve organizasyonel yaklaşımı bir önceki yazıda ortaya konulmuştur. Bu sayıda proje yönetim diğer bir ana fonksiyonlarından olan maliyet yönetiminin genel yapısı ve kapsamı ele alınacaktır. Bu bölüm, tüm proje evrelerinde tümleşik ve kapsamlı bir

maliyet yönetim sistemi ile, proje maliyetlerinin yönetilmesi, kontrol edilmesi ve izlenmesinde inşaat proje yöneticisinin ekip üyelerine yardımcı olması hususunda esasları içermektedir. Etkin maliyet yönetiminin anlamı, malsahibinin mali sınırlar içinde gerçekçi bir proje bütçesinin hazırlanmasını ve sözleşmedeki koşullar çerçevesinde maliyet yönetimi teknik ve becerileri ile, projenin en ekonomik biçimde planlanmasını, tasarlanmasını, yapımını sağlamaktır. Bu yapı ana aşamalar biçimde aşağıdadır.

ÖN TASARIM EVRESİ

İnşaat proje yöneticisi projenin yerini görür ve yapım maliyetlerini etkileyecek ögeleri titizlikle inceler. Ayrıca, yerel piyasa araştırması yaparak, bölgede mevcut işgücü, malzeme, ekipman ve tesislerin kapasite ve maliyetlerini, iklim koşullarını ve diğer ögeleri değerlendirir. Benzer tür projeler için bir inşaat maliyeti veri tabanı yaratabilir. Böylece inşaat proje yöneticisi, yeni bir projenin de yer ve süresine göre, bu veri tabanına dayalı projeksiyon ve eskalasyon yapabilir. Proje ve Yapım Bütçeleri İnşaat proje yöneticisi, malsahibinin kalite, bütçe ve zaman hedeflerini esas alarak, inşaatın ve gerekiyorsa toplam projenin keşfini hazırlar. Bu veriler İnşaat Proje Yönetim Planına yazılırlar. Bu aşamadaki keşif genel düzeyde olduğundan, tasarım riski veriye bağlı olarak %15 –25 arası kabul edilmeli ve inşaatın toplam keşfine eklenmelidir. Yönetici, mal sahibine projenin gerçek maliyetinin, tanımlanacak sistemlerin büyüklük ve kalitesine bağlı olduğunu, o anda geçerli keşfin elde var olan bilgilere dayandığını hatırlatmalıdır. Yapım ve proje keşifleri, projenin tüm bileşenlerinden meydana gelen iş bölümlerinin yapısına uygun biçimde, proje ekibinin kabul ettiği bir sistem ile yapım ve proje bütçelerine dönüştürülmelidir. İnşaat proje yöneticisi bütçeleri kapsam, gerçeklik ve malsahibinin mali sınırlarına uygunluk açısından inceler; bulgularını tasarımcı ve malsahibi ile gözden geçirip gerekli düzeltme ve düzenlemeleri yapar. Bu konuda, proje ve yapım bütçelerinin hazırlanması sırasında yapılan kabuller ve dışlanan kalemlerin listelenmesi büyük önem taşımaktadır. 

Maliyet Analizleri

Ön tasarım evresinde malsahibi tasarımcıdan çeşitli yerler ve/veya programlara göre konsept alternatifleri geliştirmesini isteyebilir. Proje için değişik konumların düşünülmesi halinde, altyapı, zemin koşulları, topografya, ulaşım, yerleşim, piyasa koşulları, işgücü vs.den kaynaklanan maliyet farkları tam anlamı ile dikkate alınmalıdır. Bu aşamada malsahibi yapının ömür boyu maliyet etütleri, enerji etütleri ve ön nakit-akış tabloları gibi başka bir takım çalışmalar yapılmasını isteyebilir.

TASARIM EVRESİ

Bu süreçte maliyetlerin yönetilmesindeki yaklaşım, yapıcı nitelik taşımalı ve tepkisel olmamalıdır. Proje Yöneticisinin zamanında yapacağı mali danışmanlık, maliyetin öngörülen sınırları aşması karşısında doğacak yeniden tasarlama gereksinimini önemli ölçüde azaltacaktır. Bu kapsamda yapılması gerekenlerin ana başlıkları şunlardır. 

• Keşifler

• Maliyet Kontrol Aşamaları

• Eskiz Tasarımda Keşif

• Ön Tasarım Keşfi

• Uygulama ve Son Tasarım Keşifleri

• Değer Analizi (Fizibilite) Çalışmaları

• Maliyet İzleme ve Raporlama

• Proje Prosedürleri El Kitabı

İHALE VE SATINALMA EVRESİ

Zeyilnamenin Keşfi İnşaat proje yöneticisi önerilen tüm zeyilnameleri ayrıntılı biçimde fiyatlandırmalıdır. Miktar ve maliyet keşfinin metodolojisi, tasarım aşaması sonunda, malsahibinin onayına sunulan son keşifte kullanılanın aynı olmalıdır. Tekliflerin İncelenmesi ve Müzakereler (Pazarlık) İnşaat proje yöneticisi aldığı tüm teklifleri bir tablo üzerinde analiz ederken, kendisinin teklif evrakına dayalı olarak hazırladığı (son) keşfi, bu analizlerdeki alternatif teklifler ve birim fiyatlar ile karşılaştırmalıdır. Tekliflerin değerlendirilmesinde kullanılan tablolama yöntemi, daha önce yapılan keşiflerinki ile tutarlı olmalıdır. Proje Yöneticisi’nin bu aşamadaki görevi, teklifleri tablolarda göstermek ve bunların ihale dosyasında aranan koşullara (istenenlere) uygunluğunu saptamaktır.

YAPIM EVRESİ

Hakediş Programı Yükleniciye yapılacak hakediş ödemeleri belirlenirken programlanan işlemlerin tamamlanma oranı metodu kullanılırsa, inşaat proje yöneticisi yüklenici ile birlikte, iş programına dayalı bir keşif programı hazırlamalıdır. Hakediş ödemeleri belirlenirken, eğer her iş bölümünün % tamamlanma oranı kullanılırsa inşaat proje yöneticisi, her teklif paketi için bir hakediş programı hazırlamalıdır. Her iki durumda da hakediş programı sözleşmenin hemen ardından hazırlanarak gözden geçirilmeli ve tarafların onayına sunulmalıdır. Bu yolla proje süresince eksik yada fazla ödemeler yapılması önlenmiş olur. Doğru değerlendirme için hakediş programı yeterli derecede ayrıntılı olmalıdır. Değişiklik Talimatlarının Denetimi İnşaat proje yöneticisi yapım süreci boyunca yürütülen genel (toplu) finansal kontrolün bir parçası olarak değişiklik talimatlarının kontrolünü sağlayan bir sistem kurup ve kullanmalıdır. Sözleşme süre veya fiyatında veya her ikisi üzerinde bir değişiklik yapma konusunda uzlaşma sağlandığında, maliyetle ilgili verilerin sağlanabilmesine, iyi organizasyonuna ve değişiklik kapsamının tam anlaşılmasına bağlıdır. Değişiklik istekleri için iki tür fiyatlandırma yapılabilir: 

Projeksiyonla Fiyatlandırma– Bu fiyatlandırma, işin başlangıcından önce veya iş süresi içinde yapılır. Keşifler verimlilik, ekip yapısı, araç gereçve kullanım sürelerini göstermelidir. Malzeme maliyet listelerinde kullanım oranları ve birim fiyatlar yer almalıdır. 

İstatiksel Fiyatlandırma - Bu fiyatlandırma iş esnasında ya da sonunda gerçekleşen  adamsaat, malzeme ve araç-gereç kullanım değerlerine dayanan fiili maliyetleri gösterir. Emanet usulü çalışmalarda, yapılan işin hem inşaat proje yöneticisi hem de yüklenici  tarafından günlük kaydı tutulup doğruluğu kontrol edilmelidir. Projeksiyonla fiyatlandırmada inşaat proje yöneticisi verimliliklerin hesabında aşağıda sayılan özel faktörleri de dikkate almalıdır.

• İşin durumu ve koşulları

• Yüklenici(ler)in göreceli büyüklük ve performansı

• Değişikliğin büyüklük ve karmaşıklığı

• İklim koşulları

• Mümkün olan makinalaşma derecesi

• İşgücü anlaşmaları (sözleşmeleri)

• Mesleksel uygulama biçimleri (usulleri)

• Öğrenme eğrisi

• Değişikliğin gerektirdiği ilave denetimler 

Değişiklik isteklerindeki işler için kabul edilen genel gider ve kâr, sabit yüzde cinsinden ana sözleşmede belirtilmelidir. 

Alternatif Etütler

Yapım evresinde, inşaat proje yöneticisi, yapım bütçesi açısından daha uygun ve ekonomik yapı elemanlarının seçimi hususunda malzeme, sistemler, ekipman ve aksesuarlar üzerinde incelemeler yapar.

Ek Mali Talepler

Proje Yöneticisi ayrıntılı denetleme kayıtları tutar. Böylece daha sonra yapılacak denetleme, talep ve incelemeler için elde, proje finansman işlemlerinin aktivite sırasına göre eksiksiz ve kapsamlı kayıtları bulunur.

YAPIM SONRASI EVRESİ

Bu aşamda Sonuç Maliyet Raporu hazırlanır. İnşaat proje yöneticisi projenin toplam maliyetini sonuç raporunda özetler ve buna tüm değişiklik talepleriyle maliyeti etkileyebilecek fakat henüz karara bağlanmamış sorunların da listesini eklemesi önerilir. 

KAYNAK :

Prof.Dr. Doğan SORGUÇ, Dr. Murat KURUOĞLU, “İnşaat (Proje) Yönetiminin Hizmet ve Uygulama Standartları” , IMO-Istanbul Şubesi,

Insaat Proje Yonetimi Temel Ilkeleri-1

İnşaat proje yönetimi, bir profesyonel yönetim süreci olup, ilk düşünceden (hayallerden) işin tamamlanıp mal sahibine teslim fiziksel olarak teslim edilinceye kadar geçen süreç içinde süre, maliyet ve kalite kontrolü için hazırlanan prosedürler bütünüdür.

İnşaat proje yönetimi, mal sahibinin projedeki başarısı için, profesyonellerce oluşturulmuş bir ekip tarafından, bütünleşik sistem ve prosedürlerin uygulanması anlamındadır. Bu sistem ve prosedürler, farklı uzmanlıkları ve tarafları projede etkin ve anlamlı biçimde kullanmak amacı ile tasarlanmışlardır. Bu husus bütünleşik uzmanlık yaratarak bireysel uzmanlığından daha fazla yarar sağlamayı hedefler. 

İnşaat projesi yönetiminde sürecin kategorilere ve aşamalara bölünmesi, her aşamanın yeter detayda tanımlanması ile birlikte, formüle edilebilir bir yapı ortaya çıkmaktadır. Bu yapıdaki fonksiyonlar kategorilere ayrılarak tanımlanmışlardır. Bunlar ;

Proje yönetimi (Genel yapı)

Maliyet yönetimi

Süre yönetimi

Kalite yönetimi

Sözleşme uygulaması

İş güvenliği yönetimi

Bu kategoriler birbirlerini dışlamamakta ve birbirleriyle bağlantılı olarak inşaat proje yönetim sürecinin tümleşik unsurları niteliğinde bulunmaktadırlar. Uyum ve tutarlılık açısından her kategori aşağıdaki aşamalara ayrılmıştır.

Ön tasarım

Tasarım

İhale ve Satın-alma

Yapım

Yapım sonrası

Her bir kategori yukarıda sayılan aşamalarda incelenerek sistem tasarımı gerçekleştirilmiş olmaktadır. Bu kategorilerin kapsamı aşağıda verilmiştir.

a) Proje yönetimi (Genel yapı)

Bu kategoride genel anlamda inşaat proje yönetimi ve organizasyonunu açıklanmaktadır. Özellikle inşaat proje yönetim planı ve onu oluşturan başlıca unsurların nasıl geliştirilebileceğini sergilemektedir. Böylece bu bölüm, inşaat projelerinin hedef, felsefe ve unsurlarını ana hatlarıyla ortaya koymaktadır.

b) Maliyet Yönetimi

Bu kategoride İnşaat proje yöneticisinin bütünleşik ve kapsamlı bir maliyet yönetim sistemi,proje ekibi ile maliyetlerinin proje boyunca yönetilmesi, kontrol edilmesi ve izlenmesi konusunda yapacağı çalışmaların esaslarını ele alınmaktadır. Etkin maliyet yönetimi deyince, gerçekçi bir proje bütçesinin malsahibinin mali sınırları içinde oluşturulması ve projenin en ekonomik şekilde planlanıp, tasarlanıp, yapımını sağlayacak maliyet yönetimi teknik ve becerilerinin uygulanması anlaşılmalıdır.

c) Süre Yönetimi

İşgücünü, ekipmanları, malzemeyi, araçları ve parayı proje süresince en verimli şekilde kullanmak için etkin çalışan bir zaman yönetim sistemine ihtiyaç vardır. Doğru planlama, programlama ve koordinasyon projenin istenilen kalitede, zamanda ve öngörülen bütçe içinde tamamlanması için gereklidir. Proje Yöneticisinin zaman yönetiminin temel kalemleri olan çizelgelerin geliştirilmesi,izlenmesi ve uygulanması ile düzenli raporlanması anlamında taşıdığı sorumluluklar bu bölümde açıklanmıştır. Çubuk Diyagram, devre diyagram ve CPM yöntemi ile gösterim çoğu projede başarıyla uygulanmış bir yöntem olmakla temel başarının iş programı ile ilgili temel kararların projenin en başında verilmiş olması olduğu göz ardı edilmemelidir.

d) Kalite Yönetimi

Kalite, projenin amacına ulaşabilmesi, bütçe ve iş programları fonksiyonları, uygunluk, bitirebilme ve toplum tarafından kabul edilebilme gibi özellikleri bir araya getirebilmesi ile sağlanır. Kalite Yönetimi,kalite hedefleri için düzenlenen prosedürler ve politikalar için planlanan, organize edilen, uygulanan, izlenen ve dökümante edilen sistemin yönetimi olup Kalite Kontrol projenin istenen standartlarda, şartnamelerde ve çizimlerde yapıldığının işgücü, teknikler, dokümantasyon, malzeme, sistemler ve yöneticileri de dahil edecek biçimde, test edilmesi, incelenmesi, sertifikasyonu ile ölçülmesidir. Kalite Güvencesi, kalite kontrol prosedürlerinin efektifliği için planlanmış sistematik yaklaşımların uygulanmasıdır. Bu kategoride kalite yönetiminin kritik konuları tartışılmakta ve amaçları; felsefesi, planlaması, tasarım ve yapım çerçevesinde, kaliteye ulaşmanın nasıl sağlanacağı ve İnşaat Proje Yöneticisi tarafından verilecek hizmetlerin kalite yönetimi içindeki yararlılığı sunulmaktadır.

e) Sözleşme Uygulaması

Bu kategoride inşaat proje yöneticisinin projenin yürürlükte olduğu dönem içinde üstlendiği yönetimsel görevlere ve tüm yapım sözleşmelerinde gerekli olan raporlamaya açıklık getirmektedir.

f) İş Güvenliği Yönetimi

Bu kategori mal sahibine güvenlik yönetimi hizmetleri sunulması ile ilgilidir. Proje yöneticisinin güvenlik ile ilgili yükümlülüğü projelere göre değişim göstermekle birlikte inşaat proje yöneticisi ve mal sahibi arasındaki sözleşmede açıkça belirlenir. Bir sonraki yazıda Proje yönetiminin genel yapısının detaylarına değinilecektir. Görüşmek üzere....

KAYNAK :

Prof.Dr. Doğan SORGUÇ, Dr. Murat KURUOĞLU, “İnşaat (Proje) Yönetiminin Hizmet ve Uygulama Standartları” ,IMO-Istanbul Şubesi, 2002

Insaat Projelerinde Merkez Masraflarini Olusturan Kalemler

Merkez Masraflarının Elemanları:

• Personel ücretleri,
• Prim ve ikramiyeler,
• Personel yemek maliyeti,
• Kırtasiye maliyeti,
• Telefon, faks, internet, kablo TV v.s. iletişim maliyetleri,
• Güvenlik maliyeti,
• Elektrik maliyeti,
• Doğal gaz maliyeti,
• Bina ve her türlü eşya ve ekipmanın sigorta ücreti,
• Temizlik malzemesi masrafları
• Bilgisayar şebekesinin bakım, tamir ve yenileme masrafları,
• Merkeze ait araçların tamir, bakım ve sigorta masrafları,
• Bina bakım ve onarım masrafları,
• Akaryakıt masrafları,
• İş seyahat masrafları,
• Ofis emlak vergi bedeli,
• Personele servis masrafları,
• Su maliyeti,
• Demirbaş ve bina yıpranma payı (amortisman),

İhale Hesaplarında Komisyon, Kira, Prim ve Vergiler:

·        Geçici Teminat, Kesin Teminat, Avans Teminat ve Nakit Teminat Mektuplarının Komisyonları,

·        Akreditif komisyonları,

·        Mukavelece ve devlet tarafından yapılması zorunlu sigortaların primleri,

·        Yüklenicinin ayrıca yaptırdığı sigortaların primleri,

·        Mukavele imzasındaki noter ve damga pulu harçları,

·        Gümrük vergi ve komisyonları,

·        Taş ocağı rüsum ve redevansları,

·        Arazi ve bina kiraları. 

Yabancı Ülkelerdeki komisyonlar:

• Yüklenicinin kefiline (sponsor) ödediği komisyonlar,

Finansman Masrafları:

• Kredili projelerde yüklenicinin ödediği işverenin tamamını kabul etmediği kredi masrafları,
• Yüklenicinin iş sırasında nakit akım diyagramında negatif zaman aralıklarında temin ettiği kredilerin masraf,
• Avans dışında makine-donanım alımı için kullanılacak paranın işverenden ek avans adı altında alınması halinde ek avansın masrafları,
• Satın almalarda taksit ödemeler söz konusu olduğunda taksit farkları,