ERP (Enterprise Resource Planning)

Erp önemi uygulamada karşılaşılan sorunlar ve çözüm önerileri
Bu yazımızda günümüzün popüler yazılım sistemlerinden ERP sistemleri hakkında çeşitli öngörülerde bulunacağız. ERP sistemlerinin ülkemizde başta MRP/II olarak kullanılmaya başladığını göz önüne alırsak neredeyse 15 yıllık bir geçmişi var. Ne yazık ki bu kadar uzun sürede yüzlerce şirkette satın alınmış, kurulmuş olmasına rağmen beklenen verim pek çok şirkette elde edilememiştir. Bunun nedenlerini aşağıda bulacaksınız. Bu yazımızda önce ERP sistemlerinin kısa bir tanımını yapıp, getirilerinden söz edecek sonra bu sistemler hakkında uygulamalardan kaynaklanan sorunları ele alacağız. Daha sonra ideal bir uygulamanın nasıl olması gerektiğini açıklayacağız.
Sonuç olarak her zamanki gibi şunu öne süreceğiz. Önemli olan teknolojiyi satın almak değildir. Önemli olan teknolojiyi en verimli, en katma değerle yeniden üretmektir. En son teknolojik yeniliklerin ithal edilmesi ülkemize bir şey kazandırmayacaktır, kazandırmadığı görülmektedir. Yazılım sistemlerini de bu şekilde değerlendirmek kaçınılmazdır.

ERP nedir?

Üretim olgusu insanla birlikte başlar. İnsan, hayatını devam ettirebilmek için daima bir şeyler üretebilmenin uğraşıları içinde olmuştur. Göçebelikten yerleşik döneme geçiş, TARIM DEVRİMİ, üretim işlevini büyük ölçüde etkilemiştir. Esas dönüm noktası ise BİRİNCİ SANAYİ DEVRİMİDİR . Buhar makinesinin  keşfi üretimde yepyeni ufukların açılmasına neden olmuştur.

İnsan önce, daha çok üretebilmeyi amaçlamıştır. Ancak ekonomilerdeki gelişim ve rekabet yalnızca daha çok üretebilmenin yeterli olmadığını göstermiştir. Amaç günün koşulları içinde değişmektedir. Verimli üretmek, kaliteli üretmek sonunda müşteriyi tatmin eden üretime sıra gelmiştir.

Önceleri, üretim işlevinin gerçekleştirildiği atölyelerde MAKİNA, İNSAN ve MALZEME arasındaki ilişkiler ele alınmış, üretim işlevinin (process) iyileştirilmesine çalışılmıştır. A.Smith ’ in iş bölümü (ihtisaslaşma ) ile başlayan  gelişim, C.Babbage ve Taylor ile devam etmiş, Ford’un seri üretimine gelinmiştir. Bu dönemin özelliği, ihtisaslaşma, iş basitleştirmesi, zaman - hareket etütleri, standartlaşma yöntemleri ile kitle (seri) üretimi gerçekleştirmek ve verimliliği arttırmaktır. Bu akım arzın yönlendirdiği bir endüstri   (Push by the Industry) doğurmuş ve Fordism olarak adlandırılmıştır.

Diğer taraftan üretim  makinelerini geliştirerek üretim işlevini iyileştirme ayrı bir çığır açmıştır. Bilgi teknolojileri ve elektronikteki hızlı gelişmeler, makinelerin yönetimini konu alan NC (Numeric Control)` a büyük ivme kazandırmış, PLC ve CNC aşamaları idrak edilmiş, bunlar da yetmemiş, CAD/CAM ve kendi kendini yönetebilen sanayi robotlarına gelinmiş, üretimde otomasyon dönemi başlamıştır.

Fordism’in getirdiği “Push by the Industry”, 1980’lere doğru önemini yitirmeye başlamış, talebin yön verdiği ‘Pull by the Customer’ kavramı üretim endüstrisinde öne çıkmış ve bu döneme de  POST – FORDISM adı yakıştırılmıştır. Müşteri arzu ve talepleri doğrultusunda üretim esas olmaktadır. Diğer bir deyişle, DOĞRU ÜRÜNÜ, DOĞRU ZAMANDA ve DOĞRU FİYATLA müşteriye ulaştırmak, üretimin amacını oluşturmaktadır.

Bütün bu gelişmeler göstermiştir ki, üretim süreci yalnızca atölyelerde MAKİNA – İNSAN – MALZEME arasında geçen, dar bir alan “proseslerin” den ibaret değildir. Yine görülmüştür ki, bir ürünü gerçekleştirmede yalnızca üretim süreci değil, diğer süreçlerin de etkisi vardır, ve bu süreçlerin entegre ve koordineli bir şekilde yönetimi gerekmektedir.

Üretim sürecini etkileyen süreçlere örnek olarak Üretim Planlama, Malzeme Yönetimi, Kapasite Planlama, Maliyet, Ürün Tasarımı gösterilebilir. Önemli olan bütün bu süreçlerin, üretim süreci ile birlikte entegre ve uyumlu bir biçimde yönetilebilmeleridir. Doğru ürüne ancak bu şekilde ulaşılabilecektir. Bu noktada Üretim Yönetimi kavramı ile karşılaşmaktayız. Yukarıda sözü edilen bütün süreçlerin (üretim süreci dahil) birlikte yönetimi “ÜRETİM YÖNETİMİ” olarak tanımlanmaktadır. Üretim Yönetimi kavramı, bu işlevi en iyi başarabilme arayışlarını da haklı olarak beraberinde getirmiş ve  “Üretim Yönetim Sistemleri”  adı altında çeşitli yaklaşımların doğmasına neden olmuştur.

Üretim Yönetim Sistemlerinin gelişmesine en büyük etken Bilgi Teknolojileridir. Bilgi teknolojilerindeki gelişmeler doğrultusunda Üretim Yönetim Sistemleri de gelişmiştir. Üretim Yönetim Sistemleri, Bilgi teknolojilerinde entegre  (bütünleşik)  MIS  sistemleri olarak tasarlanmışlardır.

Önceleri, kuruluşlar kendi Üretim Yönetim gereksinimlerini karşılayabilecek MIS sistemlerini geliştirmişlerdir. Bunları ya kendi elemanlarına veya dış firmalara yaptırmışlardır.

Yazılım endüstrisindeki gelişim, çeşitli konularda hazır yazılım paketleri üretimini gündeme getirince, Üretim Yönetim Sistemleri de hazır paket yazılımlar olarak üretilmeye başlanmıştır.

- 1970 ‘ lerde PCS (Production Control System – Üretim Kontrol Sistemi ) olarak ifade edilmişlerdir. Bourrughs firması PCSI, II, III olarak üç versiyon çıkarmıştır. Bu dönemde IBM ‘in COPICS’ ide önemli paketler arasındadır.

- 1980 ‘ lerde MRP gündeme gelmiştir. MRP ‘ nin iki açınımı vardır ;

a) MRP (Material Requirement Planning – Malzeme İhtiyaç Planlaması ) Kuşkusuz bu Üretim Yönetiminin içinde bulunacak bir husustur.

b) MRP (Manufacturing Resource Planning – Üretim Kaynak Planlaması) MRPII olarak belirtilmektedir.

- 1990 ‘  larda ERP (Enterprice Resource Planning – Kurumsal Kaynak Planlamasına) ye dönüşmüştür.

PCS' ten ERP'ye dönüşümün temelini kapsam genişlemesi oluşturur. PCS ‘ te üretim süreci ile en yakından ilgili (Malzeme, Ürün Ağacı, Üretim Planlama gibi) süreçler entegre pakete dahil edilmiştir. MRPII de kapsam  daha genişletilmiş diğer ikinci derecede (Kalite, Bakım gibi) ilgili süreçler, ERP ‘ de ise hemen hemen bütün süreçler (finans, insan kaynakları gibi) içerilmiştir.

Dikkat edilirse, görülecektir ki “Üretim Yönetim Sistemi” paketlerinin gelişimi giderek kuruluşu, dikey ve yatay olmak üzere iki boyutta kapsayacak bir biçime gelmektedir. Bütün süreçler giderek sistemin içine alınmaktadır. Bu ise, giderek ağırlaşan ve süreçleri artan uygulamaların devreye alınması demektir.

ERP Sistemlerinin Getirileri

.  MIP ve diğer stok kontrol faaliyetleri ile etkin olarak stokların kontrol altına alınması ve optimum planlama yapılarak yarı  mamul ve mamul stoklarının azaltılması

.  Stok azalmasına bağlı olarak stoka bağlanan sermaye, depolama maliyeti ve idari maliyetlerde azalma

.  Tüm kaynakların (malzeme, makine, işçi, takım vb.)  en verimli kullanılmasının sağlanması ve buna bağlı olarak maliyetlerde azalma

.  Satıcılar ve müşterilerle ilgili değerlemelerin ve istatistiksel analizlerin yapılabilmesi, ayrıca kar-zarar ve maliyet analizlerinin yapılabilmesi

.  Değişken üretim koşullarına hızlı tepki verebilme, dolayısıyla rekabet gücünün arttırılması

.  Kalitenin ve izlenebilirliğin sağlanması

.  Her aşamada maliyetlendirme

.  Simülasyon

.  Firma düzeyinde ve firmalar arası entegrasyon ve haberleşmede iyileşme

.  Satın almadan satışa kadar tüm faaliyetlerde kesin, doğru, zamanında cevaplar bulabilme

.  Müşteri hizmetinde gelişme

.  Tüm seviyelerde hız ve disiplinin sağlanması

.  Yönetimin karar verme ve kontrol yeteneğinde gelişme

Bir sipariş düşünelim. Finans, ambar, üretim bu siparişle ilgili farklı işlemler yapacaktır. Her departmanın kendi fonksiyonları içersinde özel yazılımları vardır. ERP tüm bu sistemleri tek bir veri tabanına bağlı, entegre bir yazılım sisteminde toplar, böylece tüm birimler bilgiyi kolayca ve tutarlı biçimde paylaşıp birbirleriyle daha iyi iletişim kurabilirler.

Genel olarak bu sipariş, şirket içinde kağıda yazılmış halde, dosyalarla masadan masaya dolaşır, imzalanır, beklenir, unutulur. Farklı birimlerin farklı yazılımlarında kaydedilir, yeniden kaydedilir. Bunlar gecikmelere hatta siparişin kaybolmasına bile yol açabilir. Farklı sistemlerde yeniden girilmesi hatalara ve tutarsızlıklara yol açar. Bu siparişin hangi aşamada olduğunu istediğimiz anda öğrenmek mümkün değildir. Bunu öğrenmek için epey vakit harcamamız gerekir. Finans departmanında, üretim departmanında bekleyebilir veya sevk edilmek üzere olabilir.

ERP kendi başına çalışan eski sistemleri tek bir yazılım haline dönüştürür. Burada finans, üretim, insan kaynakları, ambar, üretim modülleri vardır. Muhasebe, üretim, ambar hala kendilerine özgü sistemleri kullanmaya devam ederler fakat bu sistemler artık birbirine bağlanmıştır. Böylece bir siparişin durumunu ambar, üretim, muhasebe görebilir.

ERP bir işletmenin performansını nasıl etkiler?

ERP’nin en iyi nasıl işlediğini görmek için bir müşteri siparişini incelememiz yeterlidir. ERP arka-ofis uygulaması diye adlandırılır. Yeni ERP paketlerinde Müşteri İlişkileri Yönetimi (CRM) denilen uygulamalar bulunmakla beraber yine de ERP cephe önünde bulunanlar satış temsilcileri için değildir. Bir müşteri siparişini ele alırsak bu formu doldurmak için birçok bilgiye gereksinmemiz vardır. Müşterinin kredi- risk durumu, ambarda yeterli stok olup olmadığı, üretilecek ise ne kadar zamanda üretilip müşteriye teslim edileceği gibi muhasebe, ambar, üretim birimlerinden gelen bilgilerin tek bir formda konsolide edilmesi gereklidir. İşte ERP bunu yapar.

Bütün bu farklı birimler tek bir bilgi görürler ve bilgi önüne gelen birim onu doldurur, tamamlanınca bir sonraki birime otomatik olarak iletilir. Siparişin nerede olduğu, hangi aşamalardan geçtiği açıkça görülür. ERP şirkete bir ışık tutar bu ışık altında eskiden ulaşılması zor olan tüm bilgiler görülür. Ayni şey finansal raporlama içinde geçerlidir.

Bunlar günlük hayatta ne derece uygulanabilmekte?

Müşteri siparişine yeniden dönelim. Düşünelim ki, muhasebe kendi işini yaptı, ambar kendi işini yaptı. Tüm birimler kendi işlerini kendi duvarları içinde yaptılar. Ve bir hata varsa bu onları ilgilendirmez, başkasının sorunudur. Bu yanlış bir görüş ERP için. Müşteri temsilcisi, sipariş formunun üzerine adını yazıp enter tuşuna basan kimse değildir. Muhasebeden, ambardan, üretimden gerekli bilgileri alıp müşteriye sonucu söyleyen kişidir. Muhasebe departmanı müşteri bilgilerini güncellememişse, ambar stok bilgilerini düzenli girmemişse bunlar hataya yol açar. Müşteriyle konuşurken ambarda stok olmadığı halde varmış gibi görünüp yanlış teslim tarihi verebilir. Yada müşteri riski olumlu olduğu halde olumsuz görüp satış yapmayabilir, şirket hem para hem müşteri kaybeder. Bunlar şirket açısından yaşamsal öneme sahip bilgilerdir. Ve bir kişinin eksik bilgi girmesi yada girmemesi tüm şirketi zora sokar. Kullanıcının bilinçli olup bu tip hatalar yapmaması gerekir.

İnsanlar değişiklikten hoşlanmazlar ve ERP onlara yaptığınız işin yöntemini değiştirin demektedir. İnsanları yaptıkları işi değiştirmeye ikna etmek yazılımı kusursuz hale getirmekten daha zordur. ERP sistemini insanların zaten yapıyor oldukları fatura kesme, stok takip, sevkıyat gibi işlerde kullanmak ERP sisteminin verimini düşürür. İnsanlar bu işleri zaten yapıyorlar bir sistemleri var yeni sisteme geçmekte isteksiz davranırlar. Fakat ERP’ yi gerçek anlamında kullanırlarsa o zaman sistemin gerçek faydası ortaya çıkar. Buda iş yapış şeklinin yada iş akışının yeniden düzenlenmesi demektir.

ERP projesi ne kadar zaman alır?

ERP sistemini kurmak kolay bir iş değildir. ERP satıcılarının 3 – 5 ayda hallederiz demelerine inanmayın. Bu kadar kısa sürede (evet 5 ay kısa bir süredir) kurulum yapmak büyük hatalara yol açacaktır. Şirket küçükse veya şirketin belli bir fonksiyonu için uyarlanacaksa veya sadece finansman modülü kullanılacaksa bu olabilir. Bu durumda da ERP sistemi pahalı bir muhasebe paketinden farklı olmayacaktır. ERP’ yi hakkıyla yapabilmek için yapılan işin ve iş yapış tarzının değişmesi gerekir. Yukarda bahsettiğimiz gibi değişim acısız olmaz. Fakat, sizin sisteminiz rakiplerinizden çok iyiyse, müşteri tatmini yüksekse, faturalar, stoktaki mallar kaybolmuyor maliyetler anında hesaplanıyorsa o zaman bir ERP sistemine ihtiyacınız yok demektir.

En önemli şey, ERP uygulamasının ne zaman biteceği değil buna neden ihtiyacınız olduğu ve şirketinize ne tür yarar sağlayacağıdır.

Şirketler ERP’ yi neden tercih eder?

Finansal bilgileri entegre etmek; üst yönetim şirketin karına bakmak istediğinde gerçeği farklı yönleriyle araştırmak zorundadır. Muhasebe kendi sistemine göre kar rakamları verir, satış başka formatta kar bildirir, her birim kendi sistemiyle kara ne kadar katkıda bulunduklarının bilgisini verir.ERP tek bir formatta gerçek rakamları sunar. Kimse itiraz edemez çünkü herkes ayni sistemi kullanmaktadır.

Müşteri siparişlerini entegre etmek; ERP sistemi satış(müşteri) temsilcisi siparişi almasından başlayıp sipariş kamyona yüklenip fatura kesilene kadar tüm işlemi kontrol eder. Her birimde bulunan ve diğer birimlerle haberleşmeyen farklı sistemler yerine tüm işlemler tek merkezden idare edilir.

Üretimi standart ve daha hızlı hale getirmek; üretim şirketleri şirketin farklı birimlerinin ayni işi yapmak için farklı bilgisayar sistemleri ve yazılımları kullandıklarını sıklıkla görülür. ERP sistemleri standart bir yöntemle üretim işini otomatik hale getirirler. Farklı sistemlerin, tek ve entegre bir sisteme dönüşmesi, zaman kazandırır, üretimi artırır ve genel yönetim maliyetlerini düşürür.

Stokları azaltmak; ERP üretim işlemini daha pürüzsüz hale gelmesini ve stok kontrol işleminin izlenebilir hale gelmesini sağlar. Böylece stoklar azaltılır, daha iyi planlama sağlanır, ambarda ve üretim yerinde envanterin azalmasını sağlar. Bu sayede maliyetler düşüp rakipler karşısında fiyat ve rekabet avantajı sağlanır.

Personel işlemlerinde standartlaşma; bazı şirketlerin değişik yerlerde fabrikaları ve büroları vardır. Bunlar farklı İnsan Kaynakları sistemlerini kullanırlar. ERP bunları da standart hale getirir.

ERP firmanın varolan iş sistemime uyar mı?

Bu soruya çekler imzalanmadan ve uygulama başlamadan doğru cevap vermek şirket için yaşamsal önem taşır. Şirketleri milyon dolarlık ERP paketlerinin alımını imzalamaktan alı koyan şey, şirketin önemli bazı fonksiyonlarını yerine getirmediğini fark etmeleridir. Bu noktada iki seçenekleri vardır. Ya iş fonksiyonunu yazılıma göre değiştirecekler ki bu uzun vadede köklü çözümlere gidilmesini gerektirir ve sonucu belirsizdir. Yazılımı kendi uygulamalarına göre değiştirmek. Buda uyarlamayı yavaşlatır, önemli hatalara yol açar, ve yeni bir sürümde bu eklerin tekrar yazılmasını gerektirir. Yazılımcılar patch denilen bu eklerin yeni sürümde çalışmadığını bilirler.

ERP şüphesiz bir çırpıda alınıverecek bir yazılım değil. Fiyat etiketleri imzayı atacak müdürü kararsız hale getirmeye yetebilir. Sadece yazılım maliyeti değil danışmanlık, uyarlamalar, test etme ve diğer görünmeyen maliyetlerde ERP faydasını sağlamadan önce şirkete binen yük olarak durmaktadır. Bu maliyetleri görmezden gelmek yada küçümsemek sistemin başarısızlığında temel etmendir.

ERP’nin gerçek maliyeti nedir?

MetaGroup ERP’nin yazılım, donanım, danışmanlık ve eğitim maliyetlerini kapsayan bir toplam sahip olma maliyeti (TCO) hesaplamıştır. Bu maliyete kurulum ve 2 yıllık çalışma sırasında oluşan maliyetler dahildir. Çalışma yapılan 63 şirket arasında büyük, orta ve küçük ölçekli şirketler yer almış ve ortalama sahip olma maliyeti 15 milyon $ olarak hesaplanmıştır. Küçük şirketler için bu rakam 500 000 $ iken büyük şirketlerde 15 milyon $ a çıkabilmektedir.

Fayda ne zaman alınmaya başlanır ve hangi tutarda geri dönüş olur?

MetaGroup yaptığı araştırmaya göre 8 aydan sonra verim alınmaya başlıyor. 3 yıla kadar sürebiliyor. Yıllık getirisi 1.6 milyon $ olarak hesaplanmıştır.

ERP’nin görülmeyen maliyeti nedir?

ERP sistemini kuran şirketler, bütçe yaparken bazı maliyetleri olduklarından daha az görmüşler bu nedenle bütçelerinde sapmalar oluşmuştur. Bu maliyetlerden bazıları şunlardır.

Eğitim; tecrübeli ERP kullanıcılarının en fazla ihmal ettikleri harcama kalemidir. Eğitim maliyetleri yüksektir çünkü kullanıcılar yeni yöntemler ve yazılım öğrenmek zorundadır. Daha kötüsü şirket dışından eğitim veren şirketler size yardım edemezler. Onlar kullanıcılara ne yapmaları gerektiğini söylerler belli, özel konuları nasıl işleyeceklerini göstermezler. ERP sisteminden etkilenecek olan iş fonksiyonlarını gösteren bir çizelge hazırlamak faydalı olabilir.

Muhasebe elemanı, ambar elemanı ile ayni ekranı kullanacak ve diğerini etkileyecek bilgileri girmek zorunda kalacaktır. Bunu doğru olarak yapabilmesi için karşı tarafın nasıl çalıştığını bilmesi gereklidir. ERP sistemi gelmeden önce herkes kendi sisteminde çalıştığı ve sistemi diğer birimler kullanamadığı için böyle bir gereksinme yoktu. ERP’den sonra ise bu zorunluluk ortaya çıktı.

Başta öngörülen eğitim maliyeti tutarını 2 veya 3 ile çarpın, gerçek rakama yakınlaşmış olursunuz.        

Entegrasyon ve test etme; ERP paketi ve şirkette bulunan diğer yazılımlar arasında entegrasyon sağlamak sıkça ihmal edilen bir başka maliyet kalemidir. Çoğu şirket özel bazı yazılımlar kullanmaktadır. En basiti bir bar-kod okuyucudur. Bunun gibi sektöre özel yazılımlar kullanan şirketler mevcuttur. Daha karmaşık olarak e-ticaret ve tedarik zinciri yazılımı kullananlar vardır. Bunların hepsinin ERP sistemine bağlanması gerekmektedir. Bu köprü yazılımlarını ERP satıcısından satın alırsanız hayal kırıklığına uğrayabilirsiniz. Kendiniz yapmaya kalkışırsanız da başarısızlık söz konusu olabilir. Tavsiye edilen yöntem bir veri paketi hazırlayıp bunu sistem içinde dolaştırmaktır. Üretimden, ambara, ambardan muhasebeye oradan sevkıyata kadar tüm birimlerde bu veri dolaştırılıp tüm kullanıcıların katkısı alınarak sorunlar bulunup çözüm yolları keşfedilebilir. Entegrasyon nedeniyle oluşacak sorunlar burada ortaya çıkartılırsa çözüm bulmak daha az maliyet gerektirebilir.

Customization (ısmarlama yazılım); add-on yazılımları entegrasyon maliyeti konusunda sadece başlangıçtır. Daha maliyetli olan, şirketin kendisine uygun “ısmarlama” yazılımlarıdır. Bu ERP sisteminin sizin için yaşamsal öneme sahip bir işlevi yerine getirmediğini fark ettiğinizde başlar. Bu prosesi yazılıma eklemeye karar verdiğinizde dertler başlar. Ismarlama yazılım ERP’nin her modülünü etkiler, çünkü bunlar birbirine sıkıca bağlıdır. Dolayısıyla yapılacak bir eklemenin sistemde hasara yol açması büyük olasılıktır. Sistemin “upgrade” edilmesi de sorun yaratacaktır. Bu yaptığınız “ısmarlama” yazılımı yeni sürümde bir kez daha yapmak zorunda kalacaksınız ve ayni hataların tekrar oluşmasını izlemek zorunda kalabilirsiniz. Satıcı şirket size destek vermeyecektir. Bu iş için fazladan eleman tutmak zorunda kalacaksınız.

Veri transferi; mevcut sistemde mutlaka muhasebe, müşteri ve stok kayıtları vardır. Bunların yeni sistemde de olması zorunluluktur. Eski verilerin yeni sisteme transferi maliyetli bir işlemdir. Şirketler verilerinin uygun biçimde olmadığını ancak onları verinin tutarlı olmasını gerektiren ERP sistemlerine transfer ederken fark etmektedirler. Temiz veri bile bazı modifikasyondan geçmek zorunda kalabilir.

Danışmanlık; kullanıcılar kendi taahhütlerine uymadıklarını gördüklerinde danışmanlık ücretleri artmaktadır. Bunu önlemek için, danışman şirketin personeli eğitirken neyi hedeflediğinin ortaya çıkarılması gereklidir. Bu bir tablo halinde danışmanın taahhüdüne eklenirse, üst yönetimin kilit personel için verilen hedeflere ulaşıp ulaşmadığını anlaması kolaylaşır.

En iyi personelin şirketten ayrılması; ERP yazılımı çok karmaşık ve değişimler o kadar derindir ki personelin ancak bir kısmı bunun üstesinden gelebilir. Proje sona erdiğinde bu başarılı personel iş değiştirmeye kalkarsa bu şirkete ağır yıkım getirir. Bazı sektörlerde eleman sirkülasyonu fazladır. Bu sektörlerde eleman daha iyi maddi koşullar karşılığı şirketten ayrılıp başka şirkete geçebilir. Bu konuda baştan önlem alınması iyi olur.

Uygulama takımı ara vermez;

Birçok şirket ERP’ yi diğer yazılımlar gibi görme hatasına düşmektedir. Yazılım kurulur, çalışma ekibi oluşturulur ve herkes günlük işlerine döner. Fakat ERP kurulduktan sonra eve gidemezsiniz. Çalışma ekibi çok değerlidir. Bu ekip satış işlevini satış personelinden, üretimi üretim elemanlarından, muhasebeyi muhasebeciden daha iyi bilmek zorundadır. Şirketler ekip elemanlarının sadece bu işle uğraşmalarını isterler bu nedenle bunların günlük işlerini yapacak fazla zamanları kalmaz. Sistemin biran önce geri dönüşüm sağlaması için bu fazla mesai şarttır. Buda şirket bütçesine fazladan yük getirmektedir. Baştan hesaplanmazsa bütçe hedefleri tutmaz.

Geri dönüş beklemek; en fazla yanlış yapılan konudur. Diğer yazılımlarda kurulum yapılır, ekip kurulur ve herkes arkasına yaslanıp sistemin kendini amorti etmesini bekler. Ayni bakış açısı ERP için de söz konusu olunca sorunlar yaşanmaktadır. ERP sistemleri bir süre çalışmalı, iş fonksiyonlarında değişiklikler yapılmalıdır. Ancak ondan sonra sistemin faydası ortaya çıkacaktır. Biraz sabır gereklidir.

ERP sonrası depresyonu;   Deloitte Consulting  danışmanlık şirketinin yaptığı bir araştırmada, ERP kuran her 4 şirketten birinde verimlilik kaybı görüşlüğü saptanmıştır. Bunun nedeni insanların alıştıkları işi değişik şekilde yapmalarının getirdiği kayıplardır. İnsanlar alıştıkları ve deneyim kazandıkları işi başka şekilde yapmaya başlayınca paniğe kapılmaktalar ve verimlilikleri düşmektedir.

Neden ERP projeleri çoklukla başarısız olur?

En basit tanımla ERP farklı görevlerin en uyumlu olarak yer aldığı bir sistemdir. Sistemden en fazla verimi almak için şirket çalışanlarının ERP yazılımdan neler beklediklerini anlamaları ve bu konuda yardımcı olmaları gerekmektedir. Eğer kullanıcılar yeni ERP sisteminin şu an kullandıkları sisteme göre işlerini hafifletmediğini veya kendi pozisyonlarını tehdit ettiğini (yani işini kaybetme korkusu duydukları ) düşündükleri zaman yeni sisteme direnç gösterirler. Bilgi işlem departmanından ERP sistemini kendi kullandıkları sisteme göre ayarlamasını isterler. Buda iş yükünü arttırır ve sistemi güvenilmez hale getirir. Bir yama yapmanın büyük sorunlara yol açacağını yukarda belirtmiştik. Başarısız projelerin çoğunda bu tip uyarlamalar bulunmaktadır.  Ayrıca ERP gelince mevcut ayrıcalıklarını kaybedeceklerini düşünen bazı yöneticilerde sisteme direnç göstermektedirler. Kullanıcı çeşitli nedenlerle ERP sistemine direnç gösteriyorsa başarı şansı çok azdır. Bu direnç kaynakları tespit edilmeli ve uzlaşı yolu aranmalıdır.

ERP sistemini nasıl kurulmalıdır?

Şirket ERP kurulumu yaparken, sistemin mantığını anlamış olsa bile, şirket çalışanları ERP konusunda hemfikir olup, sisteme yardımcı olsalar bile ERP gibi karmaşık bir sistemi kurmak kolay olmayacaktır. Veri tabanının oluşturulması yaşamsal öneme sahiptir. Veri tabanında yüzlerce tablo vardır, ve programcılarla kullanıcılar iş fonksiyonları belirlerken her tabloya bir işlev yüklemek ve tablolarla iş fonksiyonlarını tutarlı tutmak zorundadırlar. Yani bir tablo bir işi yapmalıdır. Bunu yapmak için iş fonksiyonları daha küçük görevlere ayrılmalı, her görev sadece bir işi yapmalıdır. Mesela sipariş açmak, kapamak, fiş düzenlemek, üretim emri vermek, malzeme ihtiyacı hesaplamak gibi. Her görevin alanına giren tabloların tasarımı tutarlı olursa başarı şansı artar. Bir tabloya ayni bilgiler farklı görevlerden girilirse tutarlılık bozulur. Hatalı veya eksik tasarım ERP’nin ömrünü tüketir. Bu tasarım ERP’nin istediği şekilde yapılmalıdır. Sistem mantığına göre fonksiyonlar ve görevler düzenlenmeli, buna göre tablolar oluşturulmalıdır. Mevcut sistemin fonksiyonları ile ERP sistem mantığı birbiriyle karıştırılmamalı, ERP sistemi bozulmamalıdır. Ayni zamanda, şirketin iş fonksiyonları da görmezden gelinemez. Bu çok hassas bir dengeyi gerektirir. İki taraftan birine ağırlık verip dengeyi bozmak, sistem bütünlüğünün kaybolmasını sağlar. ERP sisteminin bazı modülleri önceden düzenlenmiştir, bazı modüller ise şirketin ihtiyacı doğrultusunda düzenlenecektir. ERP’ ye tamamen bağlı olup onun düzenlenmelerini benimsemek, kullanıcı şikayetine yol açar. Tamamen kullanıcı tarafından gidilip ERP sistemi ihmal edilirse buda ağır yazılım yükü getirir ve tutarsızlıklar oluşabilir.

Şirketler ERP projelerini hangi yöntemle hayata geçirmektedirler?

Genelde 2 farklı yöntem kullanılmaktadır.

Big Bang yöntemi; bu yöntemde şirket tüm süregelen uygulamalarını terk edip, tüm şirkette ERP sistemine bir anda geçmektedir. Bu yöntemi kullanmak cesaret işidir, çünkü başarısızlık durumunda eskiye dönüp hali hazırda çalışan sistemi tekrar çalıştırmak mümkün değildir. Riski çok büyüktür. 90lı yıllar bu yöntemi kullanan ve korkunç günler yaşayan şirketlerin hikayeleriyle doludur. Tüm çalışanların projeyi onaylamasını ve destek vermesini sağlamak için büyük çaba harcamak gerekir, çünkü yeni sistem henüz kullanıcılara bir fayda sağlamamıştır. Hatta mevcut alışkanlıkları değiştirip yeni bir sistemi öğrenmek zorunda kaldıkları için onların iş yükünü ağırlaştıracaktır. Kimsenin ERP ile ilgili deneyimi yoktur ve başarılı olup olmayacağını bilememektedirler. ERP doğal olarak uzlaşma istemektedir. Kullanıcıların alışkın oldukları bir sistem vardır. ERP ile kıyaslanınca daha verimsiz ve hatalı olsa bile. ERP sistemi ise kullanıcıya daha rahat ve huzurlu bir ortam sunmaktan uzaktır. Hatta eski sistemin yaptığı bazı işleri henüz karşılayamamaktadır. Tüm şirket için çalışacağı için verimi ilk aşamada düşüktür. Bu durumda üst yönetimin ERP konusunda kesin tavır koyması gereklidir.

Pilot uygulama; bu yöntem büyük ve birimleri arasında fazla bağlantı olmayan şirketler tarafından tercih edilmektedir. Örneğin, farklı bölgelerde fabrikası, satış ofisi olan şirketler bunu kullanabilir. Bağımsız ERP sistemleri her birimde ayrı ayrı kurulur, muhasebe gibi ortak veriler ise tüm holding bazında toplanır değerlendirilir. En yaygın yaklaşım budur. Her birim (fabrika, satış bürosu) kendi özel ERP sistemine ve veri tabanına sahiptir. Bütün birimlerdeki sistemler ortak bir amaç doğrultusunda konsolide edilir. Örneğin şirketin karlılığını görme, nakit akışını izleme gibi.

Kuruluma açık fikirli, uysal insanların bulunduğu ve olası bir başarısızlığın şirketi etkilemeyeceği bir birimde başlanır. Sistem ayağa kaldırılıp, hataları ayıklanıp, çalışmaya başladıktan sonra şirketin diğer birimlerinde uygulamalar başlar. İlk birim ERP konusunda deneyim kazanmış olacağı için diğer birimlerde daha az sorunla karşılaşılır. Dezavantajlı yanı, uygulamanın uzun süreceğidir.

NASIL BAŞLANMALI

Görüldüğü üzere ERP kuruluşun hemen hemen bütün süreçlerinin entegrasyonunu içeren bir Bilgi Sistemleri uygulamasıdır. Bu yüzden geniş kapsamlı, uzun süre alacak ve yüksek maliyet gerektirecek bir iştir. Stratejik bir yatırımdır. Belli bir ilerlemeden sonra dönüşü çok zor olmaktadır. Her an büyük kaynak israfına neden olarak, sonuca ulaşmadan durabilecek özellikte bir projedir. Ülkemizde bunun giderek çoğalan örneklerini görmekteyiz.

Bunun için başlama çok önemlidir. Başlangıçta hedeflerin, ne istenildiğinin, nereye varılacağının çok iyi bilinmesi gerekmektedir. Doğrudan ERP alacağız diye yola çıkmak büyük yanlışlara yol açabilecektir.

KURULUŞUN KENDİNİ TARİF ETMESİ

Birinci olarak, her şeyden önce kuruluş açık yüreklilikle kendini tanımalı, doğru tarif etmelidir. Bu tarif nasıl olmalıdır ;

·          Kuruluşun mevcut alt yapısı çıkarılmalıdır. Süreçler, donanım, yazılım gibi.

·          Her Birim (departman) neyi yaptığını, neyi yapamadığını ortaya koymalıdır.

·          Her Birim ihtiyaçlarının ne olduğunu belirlemelidir.

·          Üst yönetimin bulunduğu ortamda eksiklikler açıklıkla saptanmalıdır.

·          Kuruluşun bir modeli çıkarılmalıdır.

Bundan sonra, ihtiyaçlar, eksiklikler, iyi çalışmayan mekanizmalar doğrultusunda nereye yöneleceğini, ne yapılması gerektiğini, ne alınmasının öngörüleceğini içeren hedefler konmalıdır.

Ancak, buraya kadar olan kendini tanıma çalışmaları ile bundan sonraki arayış çalışmaları nasıl yapılacaktır. Burada çok önemli bir konu karşımıza çıkmaktadır. Ülkemizde tam anlamı ile gerçekleştirilemeyen bir konu ; Proje Yönetimi.

PROJE YÖNETİMİ

ERP uygulamasında başarının en önemli etkeni kuşkusuz PROJE YÖNETİMİ dir. “Nasıl Başlamalı” paragrafının belki de tek cevabı ; “Bir Proje grubu kurup, modern proje yönetim teknikleri kullanılmalıdır” olacaktır.

Proje yönetiminin organizasyonu işin yapılış biçimini ve hızlı ilerlemeyi etkileyen bir husustur.  Bir  defa bu proje, yalnızca Bilgi Sistemleri Biriminin bir projesi değildir. Kuruluşun projesidir. Genel Müdürün veya en yetkili üst kademe (Murahhas aza veya CEO gibi) yöneticisinin projesidir. Sorumluluklar buna göre dağıtılmalıdır. Sorumluluklar bütün ilgili birimlerce paylaşılmalıdır.

Hiyerarşik üç kademeli bir Proje Yönetimi  Organizasyonu kurulabilir ;

a) STEERING KOMİTE     (Yönetim Komitesi)
Üst kademe Yöneticileri ile birim yöneticilerinden oluşur. Her türlü kararların alınması, kaynakların tahsisi, stratejik planların yapılması gibi hususlarda yetkilidir.  Projenin bütün sorumluluğunu üstlenir.

b) YÜRÜTME KOMİTESİ

İlgili birim elemanlarından oluşur. Bu elemanlar kendi işlerini ve fabrika’yı iyi tanıyor olmalıdırlar. Projenin yürütülmesi sorumluluğu bu komiteye aittir. Proje süresince devamlı çalışan bir komitedir. Belli periyotlarda Yönetim Komitesine (Steering) rapor eder.     

c) İHTİSAS KOMİTELERİ

Gerektiği zaman, gerektiği kadar kurulabilir. Örneğin ürün ağacı  komitesi gibi. O işle ilgili teknik konularda çalışacak komitelerdir.

Komiteler, sorumlulukla birlikte yetkilerle de donatılmalıdırlar.

DANIŞMAN
Ülkemizde yeni yeni gündeme gelen, henüz daha gereken önem ve ağırlığı verilmeyen bir görev alanıdır. Bir ERP projesinde başından itibaren deneyimli, konuyu bilen tarafsız bir danışman bulunmalıdır. Kuruluşun analizi, tarif edilmesi, ne yapılacağının kararlaştırılması, seçim ve uygulama safhalarında danışman, proje komitelerinin yanında, yol gösterici ve projenin iyi bir şekilde yürütülmesinin sağlanmasında etken rol üstlenmelidir.

ARAŞTIRMA VE SEÇİM

Kuruluş içi analizden sonra  karar bir ERP paket yazılımı doğrultusunda ise, piyasa araştırılması ve paket seçimi gündeme gelmiş olacaktır.

Seçimi yönlendiren üç temel etken vardır ;

a)       ÜRÜN

b)       FİRMA   (ürünü pazarlayan)

c)       KURULUŞUN İHTİYAÇLARI

Üründe  ve firmada aranacak seçim kriterleri sayfalarca yazılabilir. Ancak, özellikle bir şeyi vurgulamak gerekir. Bir kuruluşun ihtiyaçlarına, isteklerine ve koşullarına yüzde yüz uygun bir paketin bulunması mümkün değildir.

Burada kuruluşun ihtiyaç ve koşulları göz ardı edilerek, yalnızca paketleri birbirleri ile kıyaslayarak en iyisini bulmak gibi bir yola kapılıp zaman kaybetmemek ve gayeden uzaklaşmamak gerekir.

Önemli olan, kuruluşun ihtiyaç ve koşullarına en uygun paketi bulmaktır. Firma da, kuruluş da buna gayret etmelidirler.

Satıcı firma bunun için müşterinin durumunu anlamaya çalışmalı, ihtiyaçlarının ve mevcut çalışma koşullarının neler olduğunu saptamalı ve bunları ürünü ve ürünün modüllerinin özellikleri ile kıyaslamalı ve sonuçları açık yüreklilikle ortaya koymalıdır. Çünkü, yanlış bir adımın kendilerini başarısızlığa götüreceğini düşünmelidir.

Araştırma süreci, kuruluş açısından en önemli dönemdir. Paket yazılımların analiz edildiği ve değerlendirildiği bu safhada, kuruluş çok dikkat etmelidir. Kendi koşul ve ihtiyaçlarına en uyumlu olanı aramaktadır. İlgili bütün birimler, bu çalışmanın içinde olmalıdırlar. Paketlerin ve özellikle kendi sorumluluklarındaki işlerle ilgili modüllerin özelliklerini çok iyi anlamalılar ve kendi çalışma prensiplerine ne kadar uyumlu olduklarını, isteklerine ne kadar cevap verdiklerini saptamalıdırlar. Veyahut kendilerine ne gibi ve ne boyutlarda değişim getireceğini, ve buna uyup uyamayacaklarını ortaya koymalıdırlar.

Bu safha üzerinde iyi durulmaz ve iyi analiz yapılmaz ise, uygulama sırasında çıkacak uygunsuzluklar projenin aksamasına, hatta durmasına ve başarısızlıkla sonuçlanmasına neden olacaktır.

ÜRÜN KRİTERLERİ

Ürün açısından dikkate alınacak kriterler yazılı hale getirilmeli ve iyice araştırılarak işaretlenmelidir. Teknik kriterler Bilgi Sistemlerinin sorumluluğundadır. Önemli olanlarını şöyle sıralayabiliriz ;

·          Modüler bir yapı. Modül, modül uygulanabilirlik

·          İlişkisel veri tabanı

·          İstemci / sunucu (client / server ) mimarisi

·          Nesne yönelimli programlama dili

·          Güçlü programlama ve ekran düzenleme üreteci

·          Windows ortamı ve grafik özelliği

·          Kullanıcı ana yüzünün kolay ve anlaşılabilirliği

·          Türkçe versiyonu

·          Ekranlar arasında geçiş kolaylığı

·          Yüksek çalışma hızı

·          Esnek ve geniş raporlama yeteneği

·          Çeşitli işletim ortamlarında çalışabilirlik 

·          Dünyada ve ülkemizde kullanma durumu

FİRMA KRİTERLERİ
En az ürün kadar ve hatta ondan daha da önemli bir durum arz eder satıcı firma. Elinizde çok kabiliyetli bir araç (tool) var. ama bunu iyi çalıştıramazsanız size yararlılığı zayıftır. İşte paket yazılımlarda firma’nın durumu böyledir. Güçlü bir firma başarıya giden yolun anahtarıdır.

Firma’ da aranacak kriterlerin önemlilerini şöyle özetleyebiliriz ;

·          Ana üretici firmanın dünyada tanınmışlığı, büyüklüğü, bu konudaki deneyimi

·          Ülkemizdeki yerleşikliği ve kalıcılığı

·          Teknik destek ve eğitim hizmetlerinin seviyesi

·          Uygulama deneyimi

·          Paket üzerinde hakimiyeti, modifikasyon yeteneği   (Customization, Localization)

·          Ek ihtiyaçlara çözüm getirebilmesi

·          Bizi ve kuruluşumuzu anlıyor olabilmesi

·          Şeffaflık ve doğruluk

ÖNCEKİ UYGULAMALARI İNCELEMEK

Paketlerin analizinde en sağlıklı yollardan biri de, daha önceki uygulamaları incelemektir. Paketi daha önce uygulamış, hayata geçirmiş ve kullanan kuruluşlar varsa  (yurt içi – yurt dışı) buraları ziyaretle izlenimlerini almak, gerçek hayattaki çalışmalarını gözlemek, kullanıcıların değerlendirmelerini istemek doğru yargılara ulaşmak için yararlı olacaktır.

KARAR

Bütün araştırma ve analiz çalışmalarının sonunda bir karar verilecektir. Kararlar, ilgili bütün birim yöneticileri ve üst yönetimle birlikte alınmalıdır. Seçilen yol bütün kuruluşun uygun gördüğü ve üst kademenin onayladığı bir çözüm olmalıdır. Proje, bütün kuruluşun projesidir. Herkes sorumludur. Karar bir ERP paketi alımı doğrultusunda olacağı gibi, bunun aksi de olabilir. İnceleme sonucu koşullara, ihtiyaçlara  uygun olacak ve isteklere,  beklentilere çözüm getirecek bir hazır paket bulunmayabilir. Bu takdirde, çalışmalara devam edilmeli ve diğer çözüm platformları araştırılmalıdır. Daha önce de belirtildiği gibi tek çözüm yolu hazır paket değildir. Ve gözü kapalı, hiç bir analiz yapılmadan bu yola gidilmemelidir.

UYGULAMA   (IMPLEMENTATION)

Bir karar verilmiş ve bir paket seçilmiş ise, şimdi ikinci önemli dönem başlıyor demektir.  Uygulama (Implementation).Bu dönemde proje yönetimi büyük önem kazanır.  Başarıyı direkt etkiler. Mevcut ve çalışmaları bu noktaya getirmiş olan Proje Yönetim Organizasyonu uygulama döneminde de devam edecektir.

Ancak  projeye yeni bir taraf gelmiştir ; Satıcı Firma .

Firma’nın, uygulama safhasında çalışacak elemanları proje organizasyonuna, ilgili komitelere dahil edilirler.

Firma’nın tahsis ettiği  elemanlarla ilgili üç önemli husus vardır ;

a)       Proje devamınca bu elemanlar değişmemelidir.

b)       Bu elemanlar, projenin kapsamına göre yeterli sayıda olmalıdırlar.

c)       Bu elemanlar, teknik bakımdan yeterli nitelikte olmalıdırlar.

Danışmanın rolü bu dönemde de devam etmelidir. Uygulama planlarının hazırlanması, projenin izlenmesi, kritik hususların önceden saptanarak ilgililerce gerekli önlemlerin alınması ve projenin önünün tıkanmaması için gerekli işlemlerin yapılması konularında ortaya koyucu, yönlendirici ve sağlayıcı rolü üstlenmiş olacaktır.

UYGULAMA PLANLARI

Proje organizasyonunda gerekli uyarlamalardan sonra ilk yapılacak iş, planlarının hazırlanmasıdır. Uygulama  Planları iki kademeli hazırlanmalıdır ;     Master    ve  Detay  Planlar.

Planlarda  aktiviteler  ; tarihleri, süreçleri, başlangıç ve bitişleri ve sorumluları ile birlikte ifade edilmelidirler. Planlar, gerçekçi olmalıdır. Faaliyetlere, gerçekleştirilebilecekleri makul ve uygun süreler verilmelidir.

Uygulama, hazırlanan planlar doğrultusunda izlenmeli, periyodik toplantılarda  (haftalık, aylık) gözden geçirilmeli, geç kalan faaliyetlerin plana uyumlu hale getirilmesi için gerekli önlemler alınmalıdır. Gereğinde, zorunluluk hallerinde planlar revizyon edilebilir.

MODÜLER UYGULAMA

Bir ERP  paketi birçok modülden oluşmuştur. Her modül hemen hemen kuruluşun bir sürecine veya bir alt sürecine karşı gelir. Modüllerin hepsinin birden uygulamasına başlamak kuruluş içinde kargaşa yaratabilir. Bunun için önceden kuruluşun bir süreç haritası çıkarılmış olmalıdır (hazırlık döneminde) . Bu haritada süreçlerin birbirleri ile ilişkileri ve öncelikleri belirlenmiş bulunmaktadır. Bu önceliklere ve önemlerine göre modüller uygulanmaya alınmalıdır. Örneğin ÜRÜN AĞACI modülü ilk uygulanacak modüldür.

Hatta bazı çevreler, modüler uygulamayı daha da ileri götürerek paketin satın alımının modül modül yapılmasını önermektedirler.

ERP  kuruluş için bir değişim demektir. Bütün süreçlere uzanan bu değişim, ancak hazmedilebilecek bir tempoda başarıya ulaşabilecektir. Önce, bütün birimler, süreç sorumluları bu değişime hazırlıklı ve kabul edebilir bir durumda olmalıdırlar. İkincisi, üst yönetimin kararlılığı ve desteği kaçınılmazdır.

EĞİTİM

Uygulamanın birinci ayağı eğitimdir. Eğitim, dört bölümde gerçekleştirilmelidir.

a)       Üst yönetimin eğitimi

b)       Süreç uygulayıcılarının eğitimi  (kullanıcılar)

c)       Satıcı firmanın eğitimi

d)       Bilgi Sistemlerinin eğitimi

Firmanın eğitiminden kasıt, projede çalışacak firma elemanlarının kuruluşun süreçlerini, işlerini tanımaları, bilgi sahibi olmalarıdır. Ne kadar iyi kuruluşu tanırlarsa, uygulamada o kadar başarılı olacaklardır.

DÖKÜMANTASYON

Böyle büyük bir uygulamada dokümantasyon da büyük önem arz etmektedir. Neyin, nasıl yapılacağının yazılı hale getirilmiş olması, uygulamanın başarısını etkileyecektir. Diğer deyişle, eğitimler dokümantasyonla desteklenmelidirler, kalıcı olabilmeleri için.

Gerek Bilgi Sistemleri Birimi için, gerek kullanıcılar için gerekli her türlü yazılı doküman uygulama başlamadan hazır olmalıdır.

 YENİ YAKLAŞIMLAR

Batıda ki uygulamalarda görülmüştür ki, bir paketin bütün modülleri bir kuruluş için geçerli olmayabilmektedir. O zaman şöyle bir yaklaşım ortaya çıkmıştır ; bir kaç değişik paketin kuruluşa uyumlu olan modüllerini almak. Bu takdirde bu modülleri birbirleri ile birleştirecek ara yüzlerin yazılımı gündeme gelmektedir.

Bu yeni uygulama akımına  BEST OF BREED  denmektedir. Bunu paket firmaları da yapmaktadır. Şirketi almakta ve onun modülünü kendi paketine entegre etmektedirler.

Ancak,  bu gelişmelerden çıkarılacak sonuç şu olmaktadır ; Bir ERP paketinin tümüyle bir kuruluşun bütün süreçlerine ve sorunlarına çözüm getirmeyeceğidir. Üretici firmalar şimdi bunun çözüm yollarını aramaktadırlar. ERP  paket yazılımı alanında bir geçiş dönemi yaşanmaktadır.

SONUÇ

Bir ERP  projesini gündeme getiren kuruluş her şeyden önce çok dikkatli ve temkinli olmalıdır. Körü körüne, analiz etmeden kendini bir pakete teslim etmemelidir.

Mutlaka bir paket kullanmak zorunluluğu yoktur. Bir paketin uygun olan birkaç modülünü alıp  kullanabilir. Yerli bir yazılım evi ile araları doldurabilir. Yahut bu konuda oldukça ilerlemiş bir yazılım evi ile projeyi götürebilir. Ancak bütün bunların başında tarafsız bir danışman ve kuruluşun mozaiğini bünyesinde temsil eden bir proje ekibi ile yola çıkmalıdır.